Tipps für frühphasige Gründer und Gründer „in spe“

Der Start in das eigene Unternehmen scheint manchmal so aufwendig und voller Gefahren, dass man den entscheidenden Schritt zur Aufnahme der Geschäftstätigkeit nicht wagt. Eine rationale, aber zum Teil auch irrationale Angst hält einen zurück, den ersten Schritt zu gehen und einfach zu beginnen.

Wagt man dann den ersten Schritt, kann es passieren, dass man am Anfang leicht umsetzbare Weichen nicht stellt. Meist genügen nur kleine Veränderungen im Arbeitsprozess, um zum Teil nur formelle Fehler nicht zu machen und damit viel Beraterhonorar von morgen zur Korrektur dieser Fehler zu sparen.

Beide Themen können leicht aus der Welt geräumt werden, indem man sich die richtigen Sparringspartner sucht.

Welche Weichen sind anfangs leicht zu stellen?

Hierzu zwei Beispiele:

Beispiel: Nachträgliche Korrekturen der Rechtsformwahl – von der GbR in die GmbH

Aus Kostengründen hatte sich ein Gründerteam, ohne einen Berater zu konsultieren, einen Mustervertrag zur Gründung einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) aus dem Netz gezogen. Sie gründeten eine GbR. Dies ist eine Personengesellschaft. Als sie einen Rechtsanwalt in anderem Kontext kontaktierten, stellte sich heraus, dass mit dem operativen Geschäft wesentliche Haftungsrisiken einher gingen. Es wurde also eine Kapitalgesellschaft gebraucht, zum Beispiel eine GmbH, um eine Haftungsabschirmung zur persönlichen Ebene zu bewirken. Haftungsabschirmung meint, dass Risiken der Geschäftstätigkeit nicht die persönliche Ebene (private Ebene) erreichen und Privatinsolvenzen hervorrufen können.

Jede Übertragung von Vermögen kann eine Steuerbelastung auslösen. Daher ist Steuern in solchen Fällen immer relevant. Auch bei einer Übertragung von Vermögen von einer Personengesellschaft auf eine Kapitalgesellschaft. Als die Gründer dies vornahmen, hatten sie die Kosten für die Gründung der Kapitalgesellschaft durch einen Notar zu tragen. Diese wären auch ohne den „Umweg“ entstanden. Nur die umfangreichere Analyse des Steuerberaters hätte es nicht gebraucht, wären die Gründer zu einem Berater gegangen, um die richtige Rechtsform zu bestimmen, bevor die GbR gegründet wurde oder Geschäftstätigkeiten aufgenommen wurden. Klares Sparpotential.

Beispiel: Optimierung des Rechnungslegungsprozesse mithilfe automatisierter Prozesse entsprechend umsatzsteuerlicher Anforderungen

In einem zurückliegenden Projekt habe ich ein großes Berliner Start-Up dabei unterstützt, den Rechnungslegungsprozess neu aufzusetzen, um Anforderungen aus dem Umsatzsteuergesetz zu entsprechen. Problem war, dass dieses Start Up als Plattformunternehmen viele Daten von Kunden und Dienstleistern pflegen und für die Rechnungslegung aufbereiten musste. Eine effiziente und fehlerfreie Übergabe dieser Stammdaten von einem System in ein anderes fand nicht statt. Im Ergebnis waren viele Rechnungen falsch ausgestellt. In der Konsequenz mussten für mehr als drei Jahre rückwirkend Rechnungen storniert, neu ausgestellt, korrigiert und Umsatzsteuervoranmeldungen (monatliche Meldungen über Umsätze und Aufwendungen) entsprechend neu abgegeben werden.

Das Umsatzsteuergesetz stellt viele sehr formelle Anforderungen. Auch wenn aus Sicht des normalen Menschenverstandes keine wesentlichen Fehler bestehen, sieht das Finanzamt das oft auf Basis der gesetzlichen Regelungen anders. Hiermit meine ich zum Beispiel die Adresse, die in einer Rechnung genutzt wird. Ein Unternehmer ist nicht sein Unternehmen. Ist der Wohnort des Unternehmers auf der Rechnung angegeben, ist dies nicht korrekt. Es muss die Adresse des Betriebsortes angegeben werden. Das kann zum Teil hohe finanzielle Bedeutung haben, wenn die verbundenen Umsatzsteuerbeträge hoch sind oder die Anzahl an betroffenen Rechnungen hoch ist.

Um diesen aufwendigen und teuren Korrekturprozess zu vermeiden, mussten verschiedene Systeme miteinander in einem durchdachten Schnittstellenkonzept kommunizieren. Je früher dieses aufgesetzt wird, desto weniger systematische Fehler und aufwendige Korrekturen sind im Nachgang erforderlich.

Insbesondere vor einer Internationalisierung des Geschäftsmodells sollten solche Weichen gestellt werden.

Digitale Workshops für Gründer:innen direkt zum Start in die Geschäftstätigkeit

Gemeinsam mit Claudio Kühn >, Rechtsanwalt in eigener Kanzlei mit Fokus auf dem Gesellschaftsrecht, halte ich digitale Workshops zu den steuer- und gesellschaftsrechtlichen Fragen bei der Rechtsformwahl. Dabei gehen wir gemeinsam pragmatisch und leicht verständlich entscheidenden Fragen nach, mit denen sich viele Gründer:innen zum Start ihres Unternehmens herumschlagen. Dazu zählen zum Beispiel:

• Was bedeutet Einzelunternehmen? Bin ich Einzelunternehmer, wenn ich die Geschäftstätigkeiten mit anderen starte?
• Was bedeutet es eigentlich, eine Kapitalgesellschaft zu gründen? Ist es besser, eine Personengesellschaft zu gründen? Eine Personengesellschaft gründe ich erst, wenn alle Teammitglieder den Gesellschaftsvertrag unterschrieben haben, oder etwa nicht?
• Muss ich sofort eine Kapitalgesellschaft gründen, wenn ich doch erst einmal ausprobieren möchte, ob meine Geschäftsidee funktioniert? Was, wenn ich später eine andere Rechtsform benötige?
• Ich bin überzeugt davon, dass mein Start-Up erfolgreich sein wird und nach einigen Jahren an strategische Investoren veräußert werden wird. Gibt es hier Möglichkeiten, frühzeitig steuerlich zu optimieren?
• Wie beteilige ich Geldgeber und Mitstreiter am besten am gemeinsamen Erfolg des Unternehmens? Ist eine Beteiligung immer das Beste? Was bedeutet eine Beteiligung eigentlich? Woran kann ich Unterstützer überhaupt beteiligen?
• Was bedeutet das alles eigentlich wirtschaftlich und welchen Effekt hat es auf mein Business Model?

Zuletzt haben Claudio und ich mit Stipendiaten der Konrad-Adenauer-Stiftung ein Konrad-Adenauer-Stiftung Gründer Seminar begleitet. Innerhalb der Begabtenförderung hat sich in den letzten Jahren eine Gründerszene herausgebildet, die sich regelmäßig trifft. Das große Potential: Das Know-how unterschiedlicher Fachrichtungen kommt hier zusammen und trifft auf Gründungswillen und Risikobereitschaft.

Was sind darüber hinaus relevante Fragen in der frühen Gründungsphase?

Einige weitere Fragen, die sich zu Beginn einer Geschäftstätigkeit stellen und regelmäßig in digitalen Workshops erarbeitet werden können, sind zum Beispiel:

• Wie erfährt das Finanzamt von mir?
• Wie erhalte ich eine Umsatzsteueridentifikationsnummer?
• Wie fülle ich den steuerlichen Erfassungsbogen aus? Was bedeuten all diese unbekannten Begriffe? Was bedeutet „Soll- und Ist-Versteuerung“?
• Wie muss meine Rechnung aussehen? Muss ich beim Vorsteuerabzug auf besondere Fallen achten?
• Wie richte ich den Rechnungslegungsprozess am besten aus, wenn ich in vielen Geschäftsbeziehungen umfangreiche Stammdaten und weitere Metadaten zusammenbringen muss?
• Wie korrigiere ich Rechnungen richtig? Ich darf nicht einfach die falsche Rechnung nehmen und den Betrag korrigieren?

Feedback aus den digitalen Workshops mit der Konrad-Adenauer-Stiftung

„Danke, Judith! Wenn ich Deine Steuerhinweise früher gekannt hätte, wären mir manche (kostspielige) Irrwege erspart geblieben. Toll, dass Du dich für unseren Gründerkreis engagierst!“ Carsten R., Serial Entrepreneur

„Wenn ich Deine Hinweise, Judith, aus dem digitalen Workshop vor neun Monaten gekannt hätte, hätte ich mir viele Stunden mühsame Recherche ersparen können.“ Jessica M., Gründerin

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Wenn euch ähnliche Fragen unter den Nägeln brennen, schreibt mir gern eine E-Mail oder ruft mich an.

Anmerkung an meine Kollegen: ich vereinfache in meinen Blogbeiträgen sehr bewusst.